Казалось бы, выплат нет — и взносы начислять не с чего. Но с 2026 года это не так. Даже в такой «пустой» ситуации мы обязаны начислить страховые взносы с базы не ниже МРОТ. Разберём по шагам, как это сделать в «1С: Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Вводные данные для примера: Директор Иванов Иван Иванович является единоличным исполнительным органом ООО «СНЕЖНЫЙ ГОРОД». В выписке из ЕГРЮЛ он значится в разделе «Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица» — и эта запись действует весь январь 2026 года. Трудовой договор с Ивановым не заключён, зарплата ему не начисляется и не выплачивается. Других выплат в его пользу в январе не было.
Шаг 1.
Вводим директора в справочник «Сотрудники» (даже если он не трудоустроен). Да, звучит странно: «Как так? Он же не работает, зачем его в сотрудники?»
Но в 1С логика такая: любое физлицо, на которое мы будем сдавать отчётность (а на директора мы теперь сдаём РСВ и персонифицированные сведения), должно быть в справочнике «Сотрудники». Иначе программа просто не даст его выбрать в документах. Поэтому идём и заводим Иванова Ивана Ивановича, даже если трудового договора с ним нет.
Пошаговая инструкция:
1. Заходим в раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».
2. Нажимаем кнопку «Создать».
3. Заполняем карточку полностью и достоверно (рисунок 1). Для отчётности (РСВ, персонифицированные сведения) это критически важно. Нам потребуются:
• ФИО полностью (как в паспорте).
• Пол.
• Дата рождения.
• ИНН (если знаете — укажите, если нет — можно пока оставить пустым, но лучше найти).
• СНИЛС — обязательно! Без него отчётность не пройдёт.
• Гражданство.
4. Переходим на закладку «Паспортные данные» и заполняем:
- серия, номер,
- кем и когда выдан,
- код подразделения.
5. На закладке «Адреса» (или по кнопке «Адрес по прописке») вносим адрес регистрации по месту жительства. Заполняем через подсказку (нажали ссылку — выбрали из справочника — сохранили).
6. Важный момент: после заполнения всех данных НЕ нажимаем кнопки «Принять на работу» или «Договор ГПХ»! Мы не оформляем трудоустройство, мы просто фиксируем человека как физическое лицо.
7. Нажимаем «Записать и закрыть».
Пояснение для тех, кто спешит:
Персональные данные заполняем полностью не для красоты, а чтобы отчёты по страховым взносам и персонифицированный учёт формировались без ошибок. Если пропустить СНИЛС или адрес — 1С выдаст предупреждение, а налоговая потом пришлёт протокол с ошибкой. Лучше сразу сделать аккуратно.
Если директор уже есть в списке сотрудников
(например, вводился раньше для других целей), просто откройте его карточку и проверьте все обязательные поля. Чего-то не хватает — дополните. Ошибки в паспортных данных — исправьте.
Итог шага:
У нас в базе появился Сидоров Сидор Сидорович как физическое лицо с полным набором реквизитов. Трудовой договор не оформлен — и не нужно. Главное, что теперь мы можем выбрать его в специальном документе для начисления взносов. Этим и займёмся на следующем шаге.
Рис.1
Шаг 2.
Регистрируем облагаемую базу руководителя
В 1С есть специальный документ, который фиксирует сумму, с которой мы должны начислить взносы. Называется он «Регистрация облагаемой базы руководителя». Его задача — показать программе: вот директор, вот сколько календарных дней он руководил, вот его фактические выплаты (если есть), а программа сама посчитает, нужно ли доначислять базу до МРОТ.
Покажу два способа создания документа. Выбирайте удобный.
Способ 1. Из карточки сотрудника (быстро и удобно)
Открываем карточку Иванов Иван Иванович в справочнике «Сотрудники».
- В верхней панели нажимаем кнопку «Оформить документ».
- В выпадающем списке выбираем «Регистрация облагаемой базы руководителя».
- Программа автоматически создаст новый документ, где поле «Сотрудник» уже заполнено. Останется только проверить реквизиты.
Способ 2. Через раздел «Зарплата и кадры»
Заходим в раздел «Зарплата и кадры» → «Регистрация облагаемой базы руководителя» (рисунок 2).
- Нажимаем кнопку «Создать».
- В поле «Сотрудник» выбираем Иванов Иван Иванович.
- В поле «от» указываем последнее число месяца — для января 2026 это 31.01.2026.
- Поле «Организация» заполнится автоматически (если у вас одна организация).
- В поле «Осуществлял руководство» вручную указываем количество календарных дней, в течение которых директор исполнял полномочия в январе. Так как месяц полный, ставим 31.
- Поле «Облагаемая база» заполнится автоматически после того, как мы укажем сотрудника и количество дней. Программа сама рассчитает сумму, которую нужно доначислить до МРОТ, с учётом уже имеющихся начислений сотрудника за этот месяц. В нашем случае начислений нет, поэтому база будет равна полному МРОТ – 27 093,00 руб. Если поле «Облагаемая база» не заполнилось автоматически, попробуйте ещё раз выбрать сотрудника или перезаполнить документ. В редких случаях можно ввести сумму вручную, но лучше довериться программе.
- Поле «Комментарий» заполняем по желанию.
- Нажимаем кнопку «Провести», чтобы сохранить документ.
Что сделал этот документ?
Он зарегистрировал в системе информацию о том, что за январь 2026 года у директора Сидорова облагаемая база для страховых взносов должна составлять не менее 27 093 руб. Сами взносы пока не начислены — только зафиксирована база. Теперь нужно дать команду программе рассчитать взносы с этой базы. Переходим к шагу 3.
Рис. 2
Шаг 3.
Рассчитываем страховые взносы
Базу зафиксировали, теперь надо, чтобы программа начислила с неё взносы. Для этого в 1С есть документ «Перерасчет страховых взносов». Он соберёт все изменения базы (в том числе нашу добавленную) и рассчитает итоговые суммы к уплате.
Что делаем:
- Заходим в раздел «Зарплата и кадры» → «Перерасчеты страховых взносов» (рисунок 3).
- Нажимаем «Создать».
- В шапке документа указываем:
- Расчетный период – 2026 год.
- Месяц регистрации – месяц, за который считаем взносы. Для января это Январь 2026
Нажимаем кнопку «Рассчитать». Программа автоматически проанализирует все зарегистрированные базы (включая нашу из шага 2) и начислит взносы по действующему тарифу
- База: 27 093,00 руб.
- Тариф: 30% (если организация на основном тарифе)
- Сумма взносов: 27 093 × 30% = 8 127,90 руб.
Если всё верно, нажимаем «Провести и закрыть».
Готово. Взносы начислены, проводки сформированы. Данные автоматически попадут в РСВ за I квартал. Осталось только проверить отчётность — об этом в следующем шаге.
Рис.3
Шаг 4.
Проверяем, как отразилась облагаемая база в учёте
Мы провели два документа: зарегистрировали базу и рассчитали взносы. Хорошо бы убедиться, что всё встало на свои места и нигде ничего не потерялось. В 1С для этого есть удобный отчёт — «Анализ взносов в фонды». Именно там можно увидеть, что наша «виртуальная» база для директора учтена корректно.
Что делаем:
Заходим в раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Анализ взносов в фонды». Если не видите этого отчёта, воспользуйтесь поиском в верхней панели.
- Устанавливаем период: Январь 2026 (или первый квартал, если смотрите нарастающим итогом).
- Нажимаем кнопку «Сформировать».
- В отчёте находим строку «Дополнительная облагаемая база руководителя».
- Именно сюда программа относит суммы, зарегистрированные документом «Регистрация облагаемой базы руководителя».
- В нашем примере там будет 27 093,00 руб. — это та самая база, которую мы добавили для Сидорова.
Рядом видим начисленные взносы с этой базы — 8 127,90 руб. (при тарифе 30%).
Рис. 4
Что это значит для отчётности?
При формировании Расчёта по страховым взносам (РСВ) за I квартал данные автоматически попадут:
- в общие суммы по организации (рисунок 5)
- в раздел 3 по Сидорову (база отразится как облагаемая, даже если зарплаты не было) (рисунок 6)
- персонифицированные сведения (рисунок 7)
Рис. 5
Рис. 6
Рис. 7
Итог
Даже если директор официально не трудоустроен и не получает зарплату, программа позволяет корректно начислить страховые взносы с МРОТ. Главное — не забывать создавать документы каждый месяц.
